Tento článok je pre tých, ktorí predstavujú Venzeo™ tímu v teréne, napríklad pre manažérov, personálne oddelenie, zodpovednú osobu pre ochranu údajov alebo odbory.
Venzeo™ dokumentuje výsledky práce, nie ľudí. Reportér je každý, kto fotí v mobilnej aplikácii Venzeo™: vaši vlastní ľudia, dodávateľ alebo vzdialený subdodávateľ. Záznam vznikne len vtedy, keď sa reportér rozhodne niečo nafotiť a odoslať.
Čo obsahuje záznam
Každý záznam obsahuje to, čo sa reportér rozhodol zachytiť, a údaje, vďaka ktorým je dôveryhodný:
- fotografie a videá a typy, poznámky alebo podpis, ktoré reportér pridal;
- čas a GPS polohu každej fotografie aj s presnosťou polohy;
- reportéra a zariadenie, ktoré záznam odoslali;
- údaje o zariadení a bezpečnosti, ktoré Venzeo™ používa na certifikáciu záznamu. Pozrite si Prečo musia fotografie vzniknúť v aplikácii Venzeo™.
Kedy sa zaznamená poloha a čas (žiadne sledovanie)
Aplikácia zaznamená polohu a čas, keď reportér fotí pre záznam. Webové rozhranie ich zobrazuje pri každom zázname a na mape záznamov.
Webové rozhranie neukazuje trasu, aktuálnu polohu ani to, kde bol človek medzi záznamami. Pri každom zariadení vidia administrátori stĺpec Naposledy otvorené v mobilnej aplikácii Venzeo™. Ukazuje dátum a to, pred akým časom to bolo, napríklad „(pred 2 hodinami)“.
Pri aktivácii si aplikácia vyžiada tieto povolenia: fotoaparát, presnú polohu, mikrofón, stav telefónu (v aplikácii ako „Allow Connection Check“), upozornenia a NFC. Na iPhone si vyžiada aj údaje o pohybe a rozpoznávanie reči. Mikrofón slúži na zvuk videa a diktovanie. Nadiktovaný zvuk sa prevedie na text priamo v telefóne alebo službou na rozpoznávanie reči. Kontakty v telefóne aplikácia nečíta. Podrobnosti nájdete v zásadách ochrany osobných údajov Venzeo.
Kto vidí záznamy
Záznamy vidia ľudia z vašej organizácie, ktorí sa môžu prihlásiť do webového rozhrania. Ľudia mimo nej vidia záznam, len keď ho niekto zdieľa, napríklad cez verejný odkaz, alebo keď ich e-mailová adresa dostane e-mailové upozornenie pre typ záznamu. Ak vaša organizácia používa skupiny, každý vidí len záznamy kolegov, s ktorými má spoločnú skupinu. Reportéri, ktorí používajú len mobilnú aplikáciu, webové rozhranie otvoriť nemôžu. Pozrite si Typy používateľov.
Záznamy zostávajú vo Venzeo™, kým ich vaša organizácia nevymaže. Audit log zmien záznamov sa uchováva 180 dní.
Tváre a evidenčné čísla vozidiel
Na fotografiách z verejných miest môžu byť ľudia a vozidlá, ktoré s prácou nesúvisia. Venzeo™ ich pri fotení nerozmazáva. Pred zdieľaním záznamu mimo organizácie môže používateľ jeho fotografie cenzurovať. Vo webovom rozhraní na to slúži Cenzurovať fotografiu (tváre, text a ŠPZ). Odkazy zdieľané mimo organizácie potom ukazujú len cenzurovanú fotografiu. Pozrite si Úprava fotiek.
Tip: Dohodnite sa s tímom, ktoré situácie fotí. Požiadajte ľudí, aby nefotili osoby, ktoré s prácou nesúvisia.
Kde Venzeo™ ukladá údaje a ako ich chráni, nájdete v článku Ako Venzeo chráni Vaše údaje.