Diese Seite richtet sich an Personen, die Venzeo™ in einem Außendienstteam einführen, wie etwa Führungskräfte, die Personalabteilung, den Datenschutzbeauftragten oder den Betriebsrat.
Venzeo™ dokumentiert Arbeitsergebnisse, keine Personen. Ein Reporter ist jede Person, die Fotos in der mobilen Venzeo™-App aufnimmt: eigene Mitarbeitende, Nachunternehmer oder externe Lieferanten. Eine Meldung entsteht erst dann, wenn ein Reporter sich dazu entscheidet, Fotos aufzunehmen und abzusenden.
Was eine Meldung enthält
Jede Meldung erfasst das, was der Reporter dokumentieren wollte, sowie die Fakten, die sie vertrauenswürdig machen:
- die Fotos und Videos sowie die Typen, Notizen oder Unterschriften, die der Reporter hinzugefügt hat;
- die Uhrzeit und die GPS-Position jedes Fotos zusammen mit der Genauigkeit der Positionsangabe;
- den Reporter und das Gerät, von dem die Meldung gesendet wurde;
- Geräte- und Sicherheitsinformationen, mit denen Venzeo™ die Meldung zertifiziert. Siehe Warum Fotos in der Venzeo™-App aufgenommen werden müssen.
Wann Standort und Uhrzeit erfasst werden (kein Tracking)
Die App erfasst Standort und Uhrzeit, wenn der Reporter Fotos für eine Meldung aufnimmt. Die Weboberfläche zeigt diese Angaben bei jeder Meldung und auf der Übersichtskarte der Meldungen an.
Die Weboberfläche zeigt weder Routen noch Live-Standorte oder Aufenthaltsorte einer Person zwischen einzelnen Meldungen an. Für jedes Gerät sehen Administratoren den Eintrag Letztes Öffnen der Venzeo™ Mobile App durch den Benutzer. Dort werden ein Datum und der vergangene Zeitraum angezeigt, zum Beispiel „(vor 2 Stunden)“.
Nach der Aktivierung fordert die App folgende Berechtigungen an: Kamera, genauer Standort, Mikrofon, Telefonstatus (in der App als „Verbindungsprüfung zulassen“ bezeichnet), Benachrichtigungen und NFC. Auf iPhones werden zusätzlich Bewegungsdaten und Spracherkennung angefragt. Das Mikrofon zeichnet den Ton bei Videos sowie Diktate auf. Diktierte Audioaufnahmen werden direkt auf dem Telefon oder über einen Spracherkennungsdienst in Text umgewandelt. Die App greift nicht auf die Kontakte des Telefons zu. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Venzeo.
Wer die Meldungen sieht
Personen in Ihrer Organisation, die sich an der Weboberfläche anmelden können, sehen die Meldungen. Externe Personen sehen eine Meldung nur dann, wenn jemand sie freigibt, etwa über einen öffentlichen Link, oder wenn ihre E-Mail-Adresse eine E-Mail-Benachrichtigung für den Typ der Meldung erhält. Wenn Ihre Organisation Gruppen nutzt, sieht jede Person nur die Meldungen von Kolleginnen und Kollegen, die sich in derselben Gruppe befinden. Reporter, die ausschließlich die mobile App nutzen, haben keinen Zugriff auf die Weboberfläche. Siehe Benutzerrollen.
Meldungen bleiben in Venzeo™ gespeichert, bis Ihre Organisation sie löscht. Die Auditprotokolle über Änderungen an Meldungen werden 180 Tage lang aufbewahrt.
Gesichter und Kennzeichen
Fotos, die an öffentlichen Orten aufgenommen werden, können unbeteiligte Personen und Fahrzeuge zeigen. Venzeo™ macht diese bei der Aufnahme nicht automatisch unkenntlich. Bevor eine Meldung außerhalb Ihrer Organisation geteilt wird, kann ein Benutzer die Fotos zensieren. In der Weboberfläche nutzt man dazu Foto zensieren (Gesichter, Text und Kennzeichen). Externe Links zeigen anschließend nur noch das zensierte Foto. Siehe Bilder bearbeiten.
Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihrem Team, welche Situationen fotografiert werden sollen. Bitten Sie darum, keine unbeteiligten Personen abzulichten.
Wo Venzeo™ die Daten speichert und wie sie geschützt werden, erfahren Sie unter Wie Venzeo Ihre Daten schützt.