E-mailové upozornenie pošle záznam niekomu hneď, ako príde z terénu, s fotografiami, miestom a časom. Príjemca ho otvorí cez odkaz a nepotrebuje prihlásenie do systému Venzeo™. Bez upozornení musí kancelária čítať každý záznam a tie správne preposielať ručne, často až o niekoľko hodín.
Upozornenia vychádzajú z typov: nový záznam s typom, na ktorý je nastavené upozornenie, odošle e-mail. Zmena stavu záznamu, pridanie komentára ani pridanie typu k existujúcemu záznamu nič neodošle. Preto každý nápad v tomto článku začína typom, ktorý osoba v teréne zvolí v mobilnej aplikácii.
Posielajte každý problém tomu, kto ho vyrieši
Upozornenie pošlite osobe, ktorá na problém reaguje, nie do všeobecnej schránky, o ktorú sa nikto nestará. Pozrite si Aktivácia e-mailovej notifikácie.
Poškodené vozidlodo dielne, aby sa oprava objednala v ten istý deň.Rozbitá nádobadodávateľovi nádob aPoškodená dopravná značkafirme, ktorá značky udržiava.Sťažnosť zákazníkaaleboZákazník nebol domazákazníckemu servisu, aby mohol zákazníkovi zavolať späť.Bezpečnostné rizikoaleboÚrazbezpečnostnému technikovi.
Umožnite účtovníctvu fakturovať v ten istý deň
Dajte vodičom typ, ktorý označí prácu ako hotovú, napríklad Doručené alebo Práca dokončená, a nastavte na ňom upozornenie pre účtovníka. Účtovník dostane doklad o doručení s fotografiami, časom a GPS polohou a môže fakturovať bez toho, aby sa musel vodiča pýtať. Pozrite si Pridávanie a úprava typov záznamov.
Použite na to typ, nie stav: zmena stavu upozornenie neodošle.
Informujte aj ľudí mimo vašej firmy
Upozornenia fungujú pre akúkoľvek e-mailovú adresu, takže záznamy, ktoré sa ich týkajú, môže dostávať aj zákazník, správca budovy alebo subdodávateľ bez používateľského účtu. Najprv si od nich vyžiadajte súhlas. Ak upozornenia na externú adresu neprichádzajú, pozrite si Neprichádzajú e-mailové upozornenia.
Posielajte len toľko upozornení, koľko sa dá prečítať
Každý typ s upozornením odošle vlastný e-mail. Keď ľudia dostávajú upozornenia, na ktoré nikdy nereagujú, prestanú čítať všetky. Ako pomenovať typy podľa úkonu a upozorňovať len na ne, nájdete v článku Nastavenie typov, aby sa záznamy dostali k správnemu tímu spolu s príkladom zákazníka.
- Pred nahratím záznamov zo súboru CSV myslite na to, že každý nový záznam s typom, na ktorý je nastavené upozornenie, odošle e-mail.
- Na stránke Notifikácie a upozornenia sledujte Počet odoslaných notifikácií za posledných 30 dní. Keď celkový počet výrazne prerastie to, čo vaše tímy zvládnu, preverte, ktoré typy upozornenie naozaj potrebujú.
Úvodná sada upozornení
| Typ | Kto dostane upozornenie | Čo urobí |
|---|---|---|
| Poškodené vozidlo | Dielňa | Objedná opravu |
| Doručené | Účtovník | Pošle faktúru |
| Sťažnosť zákazníka | Zákaznícky servis | Zavolá zákazníkovi späť |
| Bezpečnostné riziko | Bezpečnostný technik | Uzavrie priestor a skontroluje miesto |
| Preplnený kontajner | Dispečer | Pošle mimoriadny odvoz |