Ein E-Mail-Alarm sendet eine Meldung direkt beim Eingang aus dem Außendienst an die zuständige Person – inklusive Fotos, Ort und Zeit. Der Empfänger öffnet sie über einen Link und benötigt kein Venzeo™-Login. Ohne Alarme liest das Büro jede Meldung manuell und leitet die relevanten oft erst Stunden später weiter.
Alarme basieren auf Typen: Eine neue Meldung mit einem alarmierten Typen versendet die E-Mail. Das Ändern des Status einer Meldung, das Hinzufügen eines Kommentars oder das Zuweisen eines Typen zu einer bestehenden Meldung löst keinen Versand aus. Jede Idee in diesem Artikel beginnt daher mit einem Typen, den der Reporter in der mobilen App auswählt.
Jedes Problem direkt an die zuständige Person senden
Benachrichtigen Sie die Person, die das Problem behebt, anstatt ein allgemeines Postfach, für das sich niemand zuständig fühlt. Siehe Aktivieren einer E-Mail-Alarmbenachrichtigung.
Beschädigtes Fahrzeugan Ihre Werkstatt, damit die Reparatur noch am selben Tag eingeplant wird.Defekter Behälteran den Behälterlieferanten undBeschädigtes Straßenschildan den Straßeninstandhaltungsbetrieb.KundenreklamationoderKunde nicht angetroffenan den Kundenservice für einen schnellen Rückruf.SicherheitsrisikooderVerletzungan Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Rechnungen noch am selben Tag durch die Buchhaltung stellen lassen
Geben Sie Fahrern einen Typen, der den Abschluss des Auftrags markiert, wie etwa Geliefert oder Auftrag erledigt, und richten Sie dafür einen Alarm an Ihre Buchhaltung ein. Die Buchhaltung erhält den Liefernachweis mit Fotos, Zeitstempel sowie GPS-Position und kann die Rechnung stellen, ohne beim Fahrer nachfragen zu müssen. Siehe Hinzufügen und Bearbeiten von Typen für Meldungen.
Verwenden Sie hier einen Typen, keinen Status: Die Änderung eines Status löst keinen Alarm aus.
Externe Personen auf dem Laufenden halten
Alarme funktionieren für jede beliebige E-Mail-Adresse. So können auch Kunden, Facility-Manager oder Nachunternehmer die für sie relevanten Meldungen ganz ohne Benutzerkonto erhalten. Holen Sie vorab deren Zustimmung ein. Falls eine externe Adresse keine Alarme empfängt, siehe Alarm-E-Mails kommen nicht an.
Die Anzahl der Alarme überschaubar halten
Jeder alarmierte Typ sendet eine separate E-Mail. Wenn Empfänger Alarme erhalten, auf die sie nie reagieren müssen, lesen sie bald gar keine mehr. Wie Sie handlungsrelevante Typen benennen und Alarme darauf beschränken, erfahren Sie in Typen so einrichten, dass Meldungen das richtige Team erreichen zusammen mit einem Kundenbeispiel.
- Beachten Sie vor dem Hochladen von Meldungen aus einer CSV-Datei, dass jede neue Meldung mit einem alarmierten Typen eine E-Mail versendet.
- Prüfen Sie No. of notifications sent in last 30 days auf der Seite Benachrichtigungen und Alarme. Wenn die Gesamtzahl die Kapazitäten Ihrer Teams deutlich übersteigt, sollten Sie prüfen, welche Typen tatsächlich einen Alarm erfordern.
Eine erste Auswahl an Alarmen
| Typ | Wer den Alarm erhält | Vorgesehene Maßnahme |
|---|---|---|
| Beschädigtes Fahrzeug | Werkstatt | Reparatur einbuchen |
| Geliefert | Buchhaltung | Rechnung versenden |
| Kundenreklamation | Kundenservice | Kunden zurückrufen |
| Sicherheitsrisiko | Fachkraft für Arbeitssicherheit | Bereich absperren, Einsatzort prüfen |
| Überfüllter Container | Disposition | Zusätzliche Leerung beauftragen |