Každý záznam z terénu potrebuje niekoho, kto ho vybaví: dispečing, údržbu, obchod alebo zákaznícky servis. Bez plánu sa z typov stane jeden dlhý zoznam, reportéri vyberajú, čo je najbližšie, a kancelária preposiela záznamy ručne. Tieto odporúčania vychádzajú z toho, ako si účty nastavili zákazníci Venzeo™ z odvozu odpadu, prenájmu kontajnerov a údržby zelene.
Jedna otázka na jednu kategóriu
Reportéri odpovedajú na každú kategóriu ako na otázku: aká práca sa robila, o aký objekt ide, čo je zle. Jedna otázka na kategóriu udrží zoznam v mobilnej aplikácii krátky a každú odpoveď sa dá filtrovať. Pri otázkach, na ktoré musí odpovedať každý záznam, nastavte minimum na jeden typ. Pozrite si Zoskupenie typov do kategórií.
Príklad: odpadová spoločnosť má jednu kategóriu na každý objekt, napríklad Odpad, Nádoba a Stanovište, a v nich typy pre to, čo je zle. Záznam potom znie „Nádoba – Preplnená“.
Opakované poznámky premeňte na typy
Keď reportéri stále píšu tú istú poznámku, urobte z nej typ. Typ sa vyberie jedným ťuknutím a dá sa podľa neho filtrovať, poznámka nie. Pozrite si Pridávanie a úprava typov záznamov.
Príklad: vodiči firmy na prenájom kontajnerov kedysi písali fakturačné údaje do poznámok. Teraz pásmo vzdialenosti, počet zdvihov a miesto zneškodnenia vyberajú z typov a účtáreň sa ich už nemusí pýtať.
Dajte každému tímu typ, ktorý znamená „konaj hneď“
Tím reaguje najrýchlejšie, keď mu jeden typ povie, že záznam patrí jemu. Pomenujte typ podľa úlohy a nastavte naň e-mailové upozornenie pre tím, ktorý ju rieši. Pozrite si Aktivácia e-mailovej notifikácie.
Upozornenia nastavte len na typy, ktoré si vyžadujú zásah. Záznam s dvoma typmi s upozornením odošle dva e-maily, jeden za každý typ.
Príklad: mestská odpadová spoločnosť posiela svojej údržbe okamžité upozornenia s fotografiami, takže diely a náradie sa dajú objednať hneď, ako niekto problém nahlási.
Dajte každému tímu vlastné prihlásenie a filtre
Obchod, zákaznícky servis aj údržba pracujú s tými istými záznamami, každý inak. Dajte každému vedúcemu prihlásenie do webového rozhrania, pozrite si Pridanie nového používateľa. Potom uložte filter pre typy každého tímu, aby nikto nemusel prehľadávať ostatné, pozrite si Filtrovanie záznamov.
Príklad: regionálna odpadová spoločnosť dala každému vedúcemu prihlásenie s filtrami pre jeho prácu. Posádky už neposielajú fotky do chatových skupín, kde sa prípady strácali.
Stavy pre priebeh, typy pre obsah
Typ hovorí, čo záznam zachytáva, a mení sa zriedka. Stav sleduje prácu: kto má záznam práve na starosti a čo ešte zostáva urobiť. Pozrite si Sledovanie priebehu záznamov pomocou stavov.
Príklad: firma na prenájom kontajnerov fakturuje len záznamy, ktoré kancelária schválila, preto jej stavy idú od skontrolovaného po vyfakturovaný.
Príklad nastavenia
Firma na prenájom kontajnerov zaznamenáva každú zákazku v týchto šiestich kategóriách:
| Kategória | Typy |
|---|---|
| Činnosť s kontajnerom | Pristavenie, Odvoz, Výmena, Presun, Dovoz materiálu |
| Typ kontajnera | Veľkosť kontajnera; otvorený, uzamykateľné veko alebo dvere; vlastný kontajner zákazníka |
| Prístup a výnimky | Vozidlo blokovalo nakládku; márny výjazd, vina zákazníka; preplnený, nedal sa zaplachtovať; preťažený, nedal sa odviezť |
| Druh odpadu | Zmesový stavebný odpad, stavebná suť, drevo, sadrokartón, zemina a kamenivo, objemný odpad |
| Fakturačné údaje | Miesto zneškodnenia; počet zdvihov; pásmo vzdialenosti |
| Interné | Možný poistný podvod, Iné |
Vodiči namiesto písania poznámok vyberajú typy a kancelária filtruje záznamy podľa ktorejkoľvek z týchto kategórií.