Jede Meldung aus dem Außendienst erfordert Maßnahmen: Disposition, Instandhaltung, Vertrieb oder Kundenservice. Ohne Plan wachsen die Typen zu einer langen Liste an, Reporter wählen die nächstbeste Option und die Zentrale leitet Meldungen manuell weiter. Diese Empfehlungen basieren darauf, wie Kunden von Venzeo™ aus Abfallwirtschaft, Containerdienst und Grünflächenpflege ihre Konten einrichten.
Eine Frage pro Kategorie stellen
Reporter beantworten jede Kategorie wie eine Frage: Welche Arbeit wurde erledigt, welches Objekt betrifft es, was ging schief? Eine Frage pro Kategorie hält die Liste in der mobilen App kurz und macht jede Antwort filterbar. Legen Sie für Fragen, die jede Meldung beantworten muss, mindestens einen Typen als Pflichtfeld fest. Siehe Typen in Kategorien gruppieren.
Beispiel: Ein Entsorgungsunternehmen hat eine Kategorie pro Objekt, wie etwa Abfall, Mülltonne und Sammelstelle, mit Typen für das jeweilige Problem. Eine Meldung liest sich dann wie „Mülltonne – Überfüllt“.
Häufige Notizen in Typen umwandeln
Wenn Reporter immer wieder dieselbe Notiz eingeben, machen Sie einen Typen daraus. Ein Typ erfordert nur ein kurzes Antippen und lässt sich filtern; eine getippte Notiz nicht. Siehe Hinzufügen und Bearbeiten von Typen für Meldungen.
Beispiel: Die Fahrer eines Containerdienstes trugen Abrechnungsdetails früher in Notizen ein. Jetzt wählen sie Tarifzone, Hubanzahl und Entsorgungsstelle aus Typen, sodass die Buchhaltung nicht mehr nachfragen muss.
Jedem Team einen Typen für „Jetzt handeln“ zuweisen
Ein Team reagiert am schnellsten, wenn ein einziger Typ signalisiert, dass die Meldung für sie bestimmt ist. Benennen Sie den Typen nach der Handlung und senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung dazu an das zuständige Team. Siehe E-Mail-Benachrichtigung aktivieren.
Senden Sie Benachrichtigungen nur für Typen, die Handlungsbedarf erfordern. Eine Meldung mit zwei benachrichtigungsrelevanten Typen löst zwei E-Mails aus, eine für jeden Typen.
Beispiel: Ein kommunales Entsorgungsunternehmen sendet seinem Instandhaltungsteam sofortige Foto-Benachrichtigungen, damit Ersatzteile und Werkzeuge bestellt werden können, sobald ein Problem gemeldet wird.
Jedem Team einen eigenen Zugang und eigene Filter geben
Vertrieb, Kundenservice und Instandhaltung nutzen dieselben Meldungen für unterschiedliche Aufgaben. Geben Sie jeder Führungskraft einen Web-Zugang, siehe Neuen Benutzer hinzufügen. Speichern Sie dann für jedes Team einen Filter für die entsprechenden Typen, damit niemand die restlichen Meldungen durchsuchen muss, siehe Meldungen filtern.
Beispiel: Ein regionales Entsorgungsunternehmen gibt jeder Führungskraft einen Zugang mit Filtern für ihren jeweiligen Aufgabenbereich. Die Teams senden keine Fotos mehr in Chatgruppen, in denen Vorgänge früher untergingen.
Status für den Fortschritt nutzen, Typen für Inhalte
Ein Typ beschreibt, was die Meldung zeigt, und ändert sich selten. Ein Status folgt dem Arbeitsfortschritt: Wer bearbeitet die Meldung aktuell und was ist noch zu tun? Siehe Meldungsfortschritt mit Status verfolgen.
Beispiel: Ein Containerdienst rechnet nur Meldungen ab, die von der Zentrale freigegeben wurden. Seine Status reichen daher von geprüft bis abgerechnet.
Einrichtungsbeispiel
Ein Containerdienst erfasst jeden Auftrag mit diesen sechs Kategorien:
| Kategorie | Typen |
|---|---|
| Containeraktivität | Anlieferung, Abholung, Tausch, Umsetzung, Materiallieferung |
| Containertyp | Containergröße; offen, abschließbarer Deckel oder Tür; kundeneigener Container |
| Zufahrt und Ausnahmen | Fahrzeug blockierte Beladung; Fehlfahrt durch Verschulden des Kunden; überfüllt, Abdecken nicht möglich; überladen, Abtransport nicht möglich |
| Abfallart | Baumischabfall, Bauschutt, Holz, Gipskarton, Boden und Steine, Sperrmüll |
| Abrechnungsdaten | Entsorgungsstelle; Hubanzahl; Tarifzone |
| Intern | Möglicher Versicherungsbetrug, Sonstiges |
Die Fahrer wählen Typen aus, anstatt Notizen zu verfassen, und die Zentrale filtert die Meldungen nach jeder dieser Kategorien.