Každý záznam z terénu vyžaduje něčí reakci: dispečink, údržbu, obchod nebo zákaznický servis. Bez plánu se typy rozrostou do jednoho dlouhého seznamu, reportéři vybírají to, co je nejblíže, a kancelář přeposílá záznamy ručně. Tato doporučení vycházejí ze zkušeností zákazníků Venzeo™ z oblasti svozu odpadu, pronájmu kontejnerů a údržby zeleně.
Položte jednu otázku na kategorii
Reportéři odpovídají na každou kategorii jako na otázku: jaká práce byla provedena, který objekt, co se pokazilo. Jedna otázka na kategorii udržuje seznam v mobilní aplikaci krátký a umožňuje filtrovat každou odpověď. Nastavte minimum jednoho typu pro otázky, na které musí každý záznam odpovědět. Viz Seskupování typů do kategorií.
Příklad: odpadová společnost má pro každý objekt jednu kategorii, například Odpad, Popelnice a Sběrné místo, s typy pro to, co je v nepořádku. Záznam pak zní „Popelnice – Přeplněná“.
Převeďte opakující se poznámky na typy
Když reportéři píší stále stejnou poznámku dokola, vytvořte z ní typ. Zvolit typ vyžaduje jedno klepnutí a lze jej filtrovat; psanou poznámku nikoli. Viz Přidávání a úprava typů pro záznamy.
Příklad: řidiči společnosti pronajímající kontejnery dříve vypisovali fakturační údaje do poznámek. Nyní vybírají pásmo vzdálenosti, počet zdvihů a skládku z typů a účtárna se jich už nemusí doptávat.
Dejte každému týmu typ, který znamená „jednejte hned“
Tým reaguje nejrychleji, když mu jeden typ oznámí, že záznam patří jemu. Pojmenujte typ podle dané činnosti a odešlete na něj e-mailové upozornění týmu, který ji provádí. Viz Aktivace e-mailového upozornění.
Upozorňujte pouze na typy, které vyžadují akci. Záznam se dvěma typy s upozorněním odešle dva e-maily, jeden pro každý typ.
Příklad: městská odpadová společnost posílá svému týmu údržby okamžitá upozornění s fotografiemi, takže náhradní díly a nářadí lze objednat ihned po nahlášení problému.
Dejte každému týmu vlastní přihlašovací údaje a filtry
Obchod, zákaznický servis a údržba používají stejné záznamy pro různé činnosti. Předejte každému vedoucímu přihlašovací údaje k webové aplikaci, viz Přidání nového uživatele. Poté uložte filtr pro typy každého týmu, aby nikdo nemusel procházet zbytek, viz Filtrování záznamů.
Příklad: regionální odpadová společnost dává každému vedoucímu přihlášení s filtry pro jeho vlastní práci. Její posádky již neposílají fotografie do chatovacích skupin, kde se případy ztrácely.
Používejte stavy pro postup, typy pro obsah
Typ říká, co záznam zobrazuje, a mění se jen zřídka. Stav sleduje práci: kdo má záznam právě na starosti a co zbývá udělat. Viz Sledování postupu záznamu pomocí stavů.
Příklad: společnost pronajímající kontejnery fakturuje pouze ze záznamů, které schválila její kancelář, takže její stavy přecházejí od zkontrolováno po vyfakturováno.
Příklad nastavení
Společnost pronajímající kontejnery zaznamenává každou zakázku pomocí těchto šesti kategorií:
| Kategorie | Typy |
|---|---|
| Manipulace s kontejnerem | Přistavení, Odvoz, Výměna, Přemístění, Závoz materiálu |
| Typ kontejneru | Velikost kontejneru; otevřený, uzamykatelné víko nebo vrata; vlastní kontejner zákazníka |
| Přístup a výjimky | Vozidlo blokovalo nakládku; zbytečný výjezd, chyba zákazníka; přeplněno, nelze zaplachtovat; přetíženo, nelze odvézt |
| Druh odpadu | Směsný stavební odpad, suť, dřevo, sádrokarton, zemina a kamení, objemný odpad |
| Fakturační údaje | Skládka; počet zdvihů; pásmo vzdálenosti |
| Interní | Podezření na pojistný podvod, Ostatní |
Řidiči namísto psaní poznámek vybírají typy a kancelář filtruje záznamy podle kterékoli z těchto kategorií.