Fotos von Personen außerhalb Ihres Teams per SMS anfordern

Nur Administratoren können eine Venzeo™-Anfrage senden.

Eine Venzeo™-Anfrage ist eine einmalige Aufgabe, die per SMS gesendet wird. Die Person öffnet den Link auf ihrem Smartphone und durchläuft die von Ihnen festgelegten Schritte, wie z. B. Fotos oder eine kurze Textantwort. Ihre Antworten werden als zertifizierte Meldung zurückgesendet.

Beispiel: Bevor ein Container abgeholt wird, bittet das Büro den Kunden um zwei Fotos des Inhalts, damit der Fahrer weiß, was ihn erwartet.

Venzeo™-Anfragen sind aktiv, wenn Sie Aufgaben aktivieren. Falls Sie diese deaktiviert haben, wählen Sie Aktiviert unter Venzeo™-Anfrage per SMS auf der Seite Aufgabeneinstellungen.

Empfänger der Anfrage auswählen

1. Öffnen Sie das Hauptmenü, klappen Sie Aufgaben auf und wählen Sie Aufgaben verwalten. Die Seite Aufgabeneinstellungen wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf Venzeo™-Anfrage per SMS erstellen.
3. Geben Sie einen Titel ein. Die Person sieht diesen, formulieren Sie daher genau, was Sie benötigen, zum Beispiel Fotos des Containers vor Abholung.
4. Optional: Geben Sie eine Benutzerdefinierte ID (z. B. Ihre Auftragsnummer) und eine Beschreibung mit detaillierten Anweisungen ein.
5. Wählen Sie unter Zugewiesene Person die Option Person aus der Datenbank zuweisen und wählen Sie die Person aus, oder wählen Sie Neuen Benutzer erstellen und geben Sie ihren Vollständiger Name ein.
6. Prüfen oder geben Sie die Telefonnummer der Person ein. Bei einer Person aus der Datenbank trägt Venzeo™ deren Nummer automatisch ein.
7. Optional: Ändern Sie den “Text für SMS-Einladung” (bis zu 200 Zeichen) und überprüfen Sie die gesamte SMS unter Vollständiger Text der Nachricht, die dieser Benutzer erhalten wird:.

Schritte hinzufügen und senden

1. Optional: Legen Sie ein Verbundenes Projekt, einen Verbundener POI, Verbundene Typen, ein Startdatum oder ein Ablaufdatum fest.
2. Wählen Sie unter Schritte den Schritt-Typ des ersten Schritts aus:
   • FOTO: Beschreiben Sie das Foto und legen Sie die Mindestanzahl der aufzunehmenden Fotos sowie die Maximale Anzahl an Fotos aufzunehmen fest.
   • TEXT: Beschreiben Sie die Antwort. Eine Minimale Anzahl der erforderlichen Zeichen von mehr als 0 macht die Antwort obligatorisch.
3. Optional: Klicken Sie für jeden weiteren Schritt auf Weiteren Schritt hinzufügen.
4. Klicken Sie auf “Speichern & SMS senden”. Erfolgreich gespeichert wird angezeigt und die SMS wird gesendet.

Venzeo™ fügt vor Ihren Schritten zwei weitere hinzu: eine Unterschrift und ein Foto des Himmels, was dabei hilft, Zeit und Ort zu zertifizieren.

Tipp: Um dieselbe Anfrage an eine andere Person zu senden, klicken Sie auf der Seite Aufgabeneinstellungen daneben auf Duplizieren.

Antwort verfolgen

1. Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie unter Meldungen die Option Aufgabenansicht.
2. Suchen Sie die Anfrage anhand ihres Titels. Sie ist mit Venzeo™-Anfrage gekennzeichnet und ihr Status zeigt an, wann sie Abgeschlossen, Abgelehnt oder Abgelaufen ist.
3. Optional: Klicken Sie auf Aufgabe anzeigen, um zu sehen, was Sie gesendet haben. Eine gesendete Anfrage kann nicht bearbeitet werden.

Die Antworten erscheinen als Meldung in der Anfrage und in Ihrer Meldungsliste.

Anfrage abbrechen

Warnung: Anfrage ablaufen lassen setzt das Ablaufdatum auf gestern und die Person kann die Anfrage nicht mehr abschließen.

1. Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie unter Meldungen die Option Aufgabenansicht.
2. Klicken Sie bei der Anfrage auf Aufgabe anzeigen.
3. Klicken Sie auf Anfrage ablaufen lassen und bestätigen Sie den Vorgang. Anfrage wurde erfolgreich abgelaufen wird angezeigt.

Informationen dazu, wie Sie Ihrem eigenen Außendienstteam in der mobilen App Aufgaben zuweisen, finden Sie unter Aufgaben erstellen und zuweisen.