So funktioniert der automatische Aufgabenabschluss

Ein Abschlusstyp ist der eine Typ, der eine Aufgabe abschließt: Sobald eine der Aufgabe zugewiesene Meldung diesen Typ aufweist, markiert Venzeo™ die Aufgabe als Abgeschlossen. Ein Administrator wählt den Abschlusstyp für jede Aufgabe aus.

Was eine Aufgabe abschließt

Eine Aufgabe wird abgeschlossen, wenn eine der Aufgabe zugewiesene Meldung den Abschlusstyp hat:

• Ein Reporter sendet über die mobile Venzeo™-App eine Meldung für die Aufgabe mit dem Abschlusstyp.
• Jemand erstellt im Web eine Meldung für die Aufgabe mit dem Abschlusstyp.
• Ein Administrator bearbeitet eine Meldung der Aufgabe und fügt den Abschlusstyp hinzu. Beispiel: Die Meldung enthält die Typen A, B und C und der Abschlusstyp ist D. Sobald D hinzugefügt wird, ist die Aufgabe abgeschlossen.
• Ein Administrator weist der Aufgabe eine Meldung zu, die den Abschlusstyp bereits enthält. Wird die Meldung von einer Aufgabe zu einer anderen verschoben, wird nur die neue Aufgabe abgeschlossen.
• Ein Administrator legt den Abschlusstyp für eine Aufgabe fest, der bereits eine Meldung mit diesem Typ zugewiesen ist.

Meldungen, die der Aufgabe nicht zugewiesen sind, schließen diese niemals ab – selbst wenn sie den Typ aufweisen. Eine deaktivierte Meldung schließt eine Aufgabe niemals ab.

Was „Abgeschlossen“ bedeutet

• Die Aufgabe zeigt ein Badge Abgeschlossen in der Aufgabenliste und in der Aufgabenansicht. Die Änderung ist sofort sichtbar, ohne dass die Seite neu geladen werden muss.
• Die Aufgabe verschwindet bei der nächsten Synchronisierung aus der mobilen Venzeo™-App.
• Die Aufgabe bleibt bearbeitbar und ihre Meldungen bleiben zugewiesen.

Was eine abgeschlossene Aufgabe nicht ändert

Der Abschluss ist dauerhaft, bis ein Administrator ihn ändert. Wird der Abschlusstyp aus der Meldung entfernt oder die Meldung von der Aufgabe getrennt, wird die Aufgabe dadurch nicht wiedereröffnet.

Wenn ein Administrator eine Aufgabe auf Nicht abgeschlossen zurücksetzt, erscheint sie wieder in der mobilen App. Die Aufgabe wird erst durch einen neuen Auslöser erneut abgeschlossen: eine neue Meldung mit dem Abschlusstyp, das Hinzufügen des Typs zu einer Meldung durch einen Administrator oder das Zuweisen einer Meldung mit diesem Typ. Änderungen an anderen Details einer Meldung schließen die Aufgabe nicht erneut ab.

Welche Aufgaben automatisch abgeschlossen werden können

Nur In-App-Aufgaben haben einen Abschlusstyp. Einmalige Venzeo™-Anfragen, die per SMS versendet werden, behalten ihren eigenen Ablauf und sperren sich selbst, sobald die Anfrage übermittelt wurde.

Tipp: Wählen Sie einen Abschlusstyp, den Reporter erst auswählen, wenn die Arbeit wirklich erledigt ist, wie etwa Behoben oder Nachher.

Wie Sie einen Abschlusstyp festlegen oder entfernen oder den Status einer Aufgabe manuell ändern, erfahren Sie unter Aufgaben automatisch mit einem Abschlusstyp abschließen.