Kontrola a odstranění exportovaných PDF, CSV a odkazů

Historii exportů mohou prohlížet a deaktivovat pouze administrátoři.

Venzeo™ přidá řádek do historie exportů pokaždé, když někdo ve vaší organizaci exportuje soubor PDF, CSV nebo Excel, případně vytvoří odkaz pomocí Sdílet přes URL odkaz; přihlášení není potřeba nebo Sdílet přes E-MAIL URL odkaz. Odkazy na jednotlivý záznam vytvořené pomocí možnosti Sdílet webovým odkazem se zde nezobrazují.

Kontrola exportů

1. Otevřete hlavní nabídku, rozbalte Exportované PDF, CSV a odkazy a vyberte Spravovat PDF, CSV a odkazy. Otevře se stránka Exportované PDF, CSV a odkazy s nejnovějším exportem na začátku.
2. Volitelné: Zadejte text do vyhledávacího pole a vyhledejte exporty podle odkazu, příjemce nebo autora. Hledání musí odpovídat každému zadanému slovu.
3. Volitelné: Kliknutím na záhlaví sloupce Datum vytvoření, Typ, Odkaz nebo aktivní tabulku seřaďte.
4. Volitelné: Kliknutím na Načíst více zobrazíte další stránku exportů.

Co jednotlivé sloupce zobrazují

• Typ: PDF, CSV, XLSX (Excel) nebo LINK (sdílené zobrazení záznamů).
• Odkaz: Možnost Otevřít zobrazí PDF nebo sdílené zobrazení na nové kartě; možnost Stáhnout uloží soubor CSV nebo Excel do vašeho zařízení.
• Datum vytvoření a Autor: Kdy byl export vytvořen a kým.
• Časové období a Filtr: Které záznamy export obsahuje.
• Příjemce: E-mailová adresa, na kterou byl soubor odeslán, hodnota Staženo, neodesláno e-mailem pro soubor stažený přímo, nebo Neznámý příjemce v případě odkazu.
• aktivní: Ano, pokud soubor či odkaz stále funguje, a Ne, jakmile byl deaktivován.

Venzeo™ vytvoří nový odkaz pokaždé, když někdo otevře vyskakovací okno pro sdílení (i bez zkopírování odkazu), a další nový odkaz při použití možnosti Sdílet přes E-MAIL URL odkaz. Stejné záznamy se proto mohou objevit v několika řádcích LINK.

Deaktivace exportu

Deaktivovat můžete řádky typu PDF, CSV a LINK. Řádky XLSX (Excel) zatím deaktivovat nelze.

Varování: Deaktivaci nelze ve webovém rozhraní vrátit zpět. Kopie, které si uživatelé již stáhli, zůstanou v jejich zařízeních.

1. Otevřete hlavní nabídku, rozbalte Exportované PDF, CSV a odkazy a vyberte Spravovat PDF, CSV a odkazy.
2. Vyhledejte řádek příslušného exportu, například vyhledáním jeho autora nebo příjemce.
3. V daném řádku klikněte na Deaktivovat.

Zobrazí se zpráva „The link will be deactivated within the next 15 minutes.“ a hodnota aktivní se změní na Ne. Deaktivovaný odkaz při dalším otevření informuje o své deaktivaci a vyzve čtenáře ke kontaktování vašeho administrátora. Deaktivovaný soubor PDF nebo CSV je do 15 minut nahrazen souborem s informací, že jej administrátor smazal.

Informace o vytvoření sdíleného odkazu naleznete v článku Sdílení živého zobrazení záznamů. Všechny možnosti exportu popisuje článek Export filtrovaných záznamů.