Kontroly sa opakujú na tých istých miestach a na tých istých zariadeniach, často každý mesiac. Papierové kontrolné zoznamy sa strácajú, riziká nahlásené telefonicky sa zabudnú a pri audite nikto nevie preukázať, čo sa kontrolovalo, kedy a kto to urobil.
Na každé kontrolované miesto dajte QR kód
Vytvorte miesto záujmu pre každú budovu, poschodie, dielňu alebo strojovňu, ktorú kontrolujete. K vchodu umiestnite QR kód alebo NFC štítok s jeho vlastným ID. Kontrolór ho naskenuje, takže každý záznam je prepojený s daným miestom, s GPS polohou a časom. Pozrite si Nastavenie miest záujmu (POI).
Kontrolované zariadenia evidujte ako inventár
Vytvorte položku inventára pre každý hasiaci prístroj, lekárničku, rebrík alebo núdzový východ, s inventárnym číslom ako vlastným ID a QR kódom na nej. História položky potom ukáže každú kontrolu tohto jedného kusu. Pozrite si Evidencia inventára, napríklad nádob a vozidiel.
Príklad: kontrolór naskenuje QR kód na hasiacom prístroji, odfotí manometer a vyberie typ Skontrolované.
Označujte výsledky kontrol, riziká a skoronehody
Vytvorte jednu kategóriu výsledku s typmi Skontrolované, Zistená chyba, Riziko a Skoronehoda. Nastavte v nej povinný aspoň jeden typ, aby sa žiadny záznam neuložil bez výsledku. Táto povinnosť platí pre každý záznam, preto musí do tejto kategórie patriť každý dôvod na záznam. Pridajte nepovinnú kategóriu pre podrobnosti, napríklad Chýbajú ochranné pomôcky alebo Zablokovaný východ. Pozrite si Pridávanie a úprava typov záznamov.
Upozornite bezpečnostného technika na nové riziká
Nastavte e-mailové upozornenie bezpečnostnému technikovi na Riziko a Skoronehoda. Upozornenie odíde, keď nový záznam má tento typ. Neodíde, keď niekto neskôr zmení stav. Pozrite si Aktivácia e-mailovej notifikácie.
Sledujte každé nápravné opatrenie pomocou stavov
Použite stavy ako Otvorené, Opatrenie pridelené a Vyriešené. Kancelária nastaví Vyriešené až vtedy, keď nová fotografia ukáže nápravu. História stavov ukazuje, kedy sa ktorý krok stal. Pozrite si Sledovanie priebehu záznamov pomocou stavov.
Ktoré funkcie použiť
| Funkcia | Použiť? | Ako |
|---|---|---|
| Miesta záujmu | Áno | Jedno na každé kontrolované miesto, s QR kódom pri vchode |
| Inventár | Áno | Jedna položka na hasiaci prístroj, lekárničku alebo stroj, s QR kódom na nej |
| E-mailové upozornenia | Áno | Riziká a skoronehody bezpečnostnému technikovi |
| Stavy | Áno | Nápravné opatrenia od Otvorené po Vyriešené |
| Úlohy | Niekedy | Kontrolná obchôdzka alebo oprava pre váš tím, s dátumom expirácie |
| Skupiny | Niekedy | Jedna na tím pracoviska, aby vedúci videli záznamy svojho tímu |
| Venzeo™ žiadosť | Zriedka | Dôkaz o náprave od externého dodávateľa bez aplikácie |
Ak chcete zistiť, kto zmenil typy, stav alebo fotografie záznamu, pozrite si Ako zistiť v audit logu, kto zmenil záznam.