Nie každá organizácia zapadne do niektorého odvetvového návodu, ale každý terénny tím fotí a hlási, čo našiel. Bez spoločnej štruktúry vyzerá každý záznam inak. Kancelária potom musí čítať každú poznámku, aby vedela, čo sa stalo.
Začnite typmi pre otázky, na ktoré odpovedá každý záznam
Vyberte tri až päť otázok, na ktoré musí odpovedať každý záznam, napríklad čo sa urobilo, čo sa našlo a či treba zasiahnuť. Z každej otázky urobte kategóriu typov a z odpovedí typy. Pri každej z týchto kategórií vyžadujte aspoň jeden typ, pretože minimum platí pre každý záznam. Reportéri potom vyberajú namiesto písania a každý záznam môžete filtrovať. Pozrite si Pridávanie a úprava typov záznamov.
Príklad: tím údržby odpovedá na tri otázky: práca (Kontrola, Oprava), výsledok (V poriadku, Chyba) a ďalší krok (Žiadny, Treba riešiť).
Pre kanceláriu použite jeden priebeh stavov
Používajte jeden krátky priebeh, napríklad Nový, Rieši sa a Hotovo. Stav pridajte, len keď s ním niekto naozaj pracuje. Pozrite si Sledovanie priebehu záznamov pomocou stavov.
Nastavte upozornenie na jeden typ, ktorý vyžaduje zásah
Vyberte typ, ktorý znamená, že niekto musí konať, napríklad Treba riešiť, a nastavte upozornenie osobe, ktorá to rieši. Začnite jedným upozornením a ďalšie pridajte, keď o ne požiada iný tím. Pozrite si Aktivácia e-mailovej notifikácie.
Ďalšie funkcie pridajte, len keď ich vaša práca potrebuje
Na začiatok stačia typy, stavy a jedno upozornenie. Pridajte funkciu, ktorá zodpovedá vašej práci:
| Ak je vaša práca spojená s… | Použite… | Ako |
|---|---|---|
| Rovnakými miestami, kam chodíte opakovane | Miesta záujmu | Jedno na miesto, s QR kódom na mieste |
| Očíslovanými vecami, napríklad strojmi alebo vozidlami | Inventár | Jedna položka na vec, s jej číslom ako vlastným ID |
| Objednávkami, zmluvami alebo kampaňami | Projekty | Jeden na objednávku, s číslom objednávky ako vlastným ID |
| Prácami, ktoré priraďujete konkrétnym ľuďom | Úlohy | Jedna na prácu, s polohou a pokynmi |
| Ľuďmi mimo vášho tímu, ktorí majú poslať fotografie | Venzeo™ žiadosť | Jedna žiadosť cez SMS na osobu |
| Tímami, ktoré nemajú vidieť záznamy ostatných | Skupiny | Jedna na tím |
| Zákazníkom, ktorý chce sledovať vaše záznamy | Verejné odkazy | Odkaz na filtrované záznamy, na začiatku zriedka potrebný |
Ak sa váš tím vracia na rovnaké miesta, začnite miestami záujmu. Pozrite si Nastavenie miest záujmu (POI).
Ak chcete vytvoriť prvú úlohu pre svoj tím, pozrite si Vytvorenie a priradenie úloh.