Zariaďovanie predajne končí odovzdaním a po otvorení klient nachádza vady, napríklad odlepené soklové lišty alebo nefunkčný svetelný nápis. Bez systému sú zoznamy vád v e-mailoch a fotografiách v chatoch a nikto nevie ukázať, ktorá vada sa opravila a kedy.
Z každej realizácie urobte projekt
Pre každú realizáciu vytvorte projekt s číslom zmluvy ako vlastným ID a s dátumami Od a Do pre práce. Montážnici a stavbyvedúci pripoja projekt ku každému záznamu, takže všetky vady jednej predajne sú spolu. Pozrite si Zoskupovanie záznamov podľa projektov.
Označte vady podľa druhu a profesie
Vytvorte kategóriu typov pre vady s typmi ako Odlepená soklová lišta, Nefunkčný svetelný nápis, Zvlnená podlaha, Strhnuté skrutky, Nesprávne rozmery a Prasklina v povrchu. Pridajte kategóriu pre profesiu, ktorá vadu opraví, napríklad Stolárske práce, Elektro a Podlahy. Pozrite si Pridávanie a úprava typov záznamov.
Príklad: pri preberaní stavbyvedúci odfotí medzeru medzi dvoma regálmi a vyberie Nesprávne rozmery a Stolárske práce.
Sledujte každú vadu pomocou stavov, kým nie je opravená
Použite stavy ako Nahlásené, Pridelené, Opravené a Prevzaté klientom. Kancelária mení stav na webe a história stavov ukazuje, kedy bola každá vada nahlásená a uzavretá. Pozrite si Sledovanie priebehu záznamov pomocou stavov.
Keď klient nahlási vadu, pošlite Venzeo™ žiadosť
Po odovzdaní vedúci predajne vašu aplikáciu nemá. Keď nahlási vadu, pošlite mu Venzeo™ žiadosť cez SMS s krokmi ako „Odfoťte vadu“ a „Popíšte, kde sa nachádza“. Vlastné ID začnite číslom zmluvy, napríklad 102030-1, aby ste každú odpoveď priradili k realizácii. Každá odpoveď príde ako certifikovaný záznam. Pozrite si Vyžiadanie fotografií od niekoho mimo vášho tímu cez SMS.
Exportujte dokumentáciu k odovzdaniu
Vyfiltrujte záznamy podľa projektu realizácie a exportujte ich do PDF k odovzdaniu. V možnostiach PDF zapnite históriu stavov a komentáre, aby klient videl, čo sa našlo a čo sa opravilo. Pozrite si Exportovanie filtrovaných záznamov.
Ktoré funkcie použiť
| Funkcia | Použiť? | Ako |
|---|---|---|
| Projekty | Áno | Jeden na realizáciu, číslo zmluvy ako vlastné ID |
| Stavy | Áno | Od Nahlásené po Prevzaté klientom |
| Venzeo™ žiadosť | Áno | Vady, ktoré po otvorení nahlási klient alebo vedúci predajne |
| Úlohy | Niekedy | Pošlite montážnika opraviť jednu vadu, s pripojeným projektom |
| E-mailové upozornenia | Niekedy | Nové záznamy s typom Nefunkčný svetelný nápis elektrikárovi |
| Miesta záujmu | Zriedka | Len predajne, ktoré po odovzdaní ďalej udržiavate |
| Inventár | Zriedka | Pri jednorazovej realizácii nie je potrebný |
Ak chcete poslať jednu vadu subdodávateľovi, pozrite si Zdieľanie záznamu cez e-mail.