Inspektionen wiederholen sich an denselben Orten und denselben Geräten, oft jeden Monat. Papier-Checklisten gehen verloren, telefonisch gemeldete Gefahren werden vergessen, und beim Audit kann niemand nachweisen, was wann und von wem geprüft wurde.
Versehen Sie jeden geprüften Ort mit einem QR-Code
Erstellen Sie einen Ort des Interesses für jedes Gebäude, jedes Stockwerk, jede Werkstatt oder jeden Maschinenraum, den Sie prüfen. Platzieren Sie am Eingang einen QR-Code oder NFC-Tag mit der individuellen ID. Das Prüfpersonal scannt ihn ein, sodass jede Meldung mit diesem Ort verknüpft ist – samt GPS und Uhrzeit. Siehe Orte des Interesses (POI) einrichten.
Prüfpflichtige Ausrüstung als Inventar registrieren
Erstellen Sie ein Inventar für jeden Feuerlöscher, jeden Verbandskasten, jede Leiter oder jeden Notausgang mit Ihrer Inventarnummer als individuelle ID und einem QR-Code darauf. Der Inventarverlauf listet anschließend jede Inspektion dieses einzelnen Objekts auf. Siehe Inventar wie Mülleimer und Fahrzeuge nachverfolgen.
Beispiel: Eine prüfende Person scannt den QR-Code auf einem Feuerlöscher, fotografiert das Manometer und wählt den Typ Geprüft.
Inspektionsergebnisse, Gefahren und Beinaheunfälle mit Typen kennzeichnen
Erstellen Sie eine Ergebniskategorie mit den Typen Geprüft, Mangel festgestellt, Gefahrenstelle und Beinaheunfall. Legen Sie fest, dass mindestens ein Typ erforderlich ist, damit keine Meldung ohne Ergebnis gespeichert wird. Diese Anforderung gilt für jede Meldung, daher muss jeder Meldegrund in diese Kategorie passen. Fügen Sie eine optionale Kategorie für Details hinzu, wie Fehlende Schutzausrüstung oder Blockierter Notausgang. Siehe Typen für Meldungen hinzufügen und bearbeiten.
Fachkraft für Arbeitssicherheit über neue Gefahren benachrichtigen
Senden Sie bei Gefahrenstelle und Beinaheunfall eine E-Mail-Benachrichtigung an die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Benachrichtigung wird verschickt, wenn eine neue Meldung diesen Typ aufweist. Sie wird nicht gesendet, wenn später jemand den Status ändert. Siehe E-Mail-Benachrichtigung aktivieren.
Jede Korrekturmaßnahme mit Status nachverfolgen
Verwenden Sie Status wie Öffnen, Maßnahme zugewiesen und Gelöst. Das Büro setzt den Status erst dann auf Gelöst, wenn ein neues Foto die Behebung belegt. Der Statusverlauf zeigt, wann die einzelnen Schritte erfolgt sind. Siehe Fortschritt von Meldungen mit Status nachverfolgen.
Welche Funktionen genutzt werden sollten
| Funktion | Nutzen? | Wie |
|---|---|---|
| Orte des Interesses | Ja | Einer pro geprüftem Ort, mit einem QR-Code am Eingang |
| Inventar | Ja | Eines pro Feuerlöscher, Kasten oder Maschine, mit einem QR-Code darauf |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Ja | Gefahren und Beinaheunfälle an die Fachkraft für Arbeitssicherheit |
| Status | Ja | Korrekturmaßnahmen von Öffnen bis Gelöst |
| Aufgaben | Manchmal | Ein Inspektionsrundgang oder eine Behebung durch das eigene Team, mit Ablaufdatum |
| Gruppen | Manchmal | Eine pro Standortteam, damit Führungskräfte die Meldungen ihres Teams sehen |
| Venzeo™ Request | Selten | Nachweis einer Behebung durch einen externen Dienstleister ohne die App |
Um zu sehen, wer Typen, Status oder Fotos einer Meldung geändert hat, siehe Im Auditprotokoll nachsehen, wer eine Meldung geändert hat.