Tím správy budov sa stará o množstvo budov, miestností a zariadení, často s niekoľkými dodávateľmi. Poruchy prichádzajú telefonicky, e-mailom aj cez chat a neskôr nikto nevie povedať, ktorý výťah bol skontrolovaný, kto nahlásil únik vody alebo kedy bola oprava hotová.
Z každej budovy a miestnosti urobte miesto záujmu
Vytvorte miesto záujmu pre každú budovu a pre miestnosti, kam chodíte často, napríklad strojovne, toalety alebo serverovne. Ako vlastné ID použite váš kód budovy a pri vchode umiestnite QR kód alebo NFC štítok s týmto ID. Technici ho naskenujú, takže každý záznam ukazuje, kde vznikol. Pozrite si Nastavenie miest záujmu (POI).
Zaevidujte zariadenia ako inventár
Pre každé zariadenie, ktoré udržiavate, vytvorte položku inventára, napríklad klimatizačnú jednotku, výťah, kotol alebo hasiaci prístroj. Ako vlastné ID použite inventárne číslo, prepojte položku s miestom záujmu budovy a nalepte na ňu QR kód. Každá položka potom má vlastnú históriu kontrol a opráv. Pozrite si Evidencia inventára, napríklad nádob a vozidiel.
Príklad: technik naskenuje QR kód na výťahu, označí záznam typom Porucha dverí a kancelária objedná servis výťahov.
Označte poruchy, ktoré technici nájdu
Použite typy pre poruchy, ktoré opravujete, napríklad Únik vody, Elektrická porucha, Porucha dverí, Porucha VZT a Poškodené. Pridajte kategóriu pre bežnú prácu, napríklad Kontrola vykonaná a Oprava vykonaná. Záznamy potom môžete filtrovať podľa poruchy aj podľa budovy. Pozrite si Pridávanie a úprava typov záznamov.
Sledujte každú opravu pomocou stavov
Stavy použite na postup opravy, napríklad Nahlásené, Objednaný dodávateľ, V oprave a Opravené. Kancelária mení stav na webe a história stavov ukazuje, kedy nastal každý krok. Pozrite si Sledovanie priebehu záznamov pomocou stavov.
Požiadajte nájomníkov o fotografie poruchy
Keď nájomník volá kvôli poruche, pošlite mu Venzeo™ žiadosť cez SMS. Odpovie fotografiami a poznámkou bez inštalácie aplikácie a jeho odpoveď príde ako záznam. Pozrite si Vyžiadanie fotografií od niekoho mimo vášho tímu cez SMS.
Ktoré funkcie použiť
| Funkcia | Použiť? | Ako |
|---|---|---|
| Miesta záujmu | Áno | Jedno na budovu a na miestnosti, kam chodíte často, s QR kódom |
| Inventár | Áno | Jedna položka na zariadenie alebo hasiaci prístroj, prepojená s budovou |
| Stavy | Áno | Jeden stav pre každý krok opravy |
| Skupiny | Ak pracujete s dodávateľmi | Jedna skupina na tím budovy alebo na dodávateľa |
| E-mailové upozornenia | Niekedy | Naliehavé poruchy, napríklad Únik vody, osobe v službe |
| Venzeo™ žiadosť | Niekedy | Fotografie poruchy od nájomníka |
| Projekty | Zriedka | Len pre rekonštrukciu alebo zmluvu na dobu určitú |
Ak má každý dodávateľ vidieť len svoje záznamy, pozrite si Nastavenie skupín pre oddelené tímy.