Ein Reinigungsunternehmen arbeitet an vielen Einsatzorten für viele Kunden, oft außerhalb der Bürozeiten. Wenn ein Kunde behauptet, ein Bereich sei nicht gereinigt worden, muss das Unternehmen nachweisen, wer wann vor Ort war und wie der Bereich aussah.
Bringen Sie an jedem Einsatzort einen QR-Code an
Erstellen Sie einen Ort des Interesses für jeden Einsatzort oder Bereich, den Sie reinigen, wie etwa eine Büroetage, ein Treppenhaus, ein Parkhaus oder einen öffentlichen Platz. Bringen Sie vor Ort einen QR-Code oder ein NFC-Tag mit dessen benutzerdefinierter ID an. Das Team scannt diesen, sodass jede Meldung mit verlässlicher Uhrzeit und GPS-Position belegt, dass jemand an diesem Ort war. Siehe Einrichten von Orten des Interesses (POIs).
Nehmen Sie Vorher- und Nachher-Fotos mit Typen auf
Erstellen Sie eine Kategorie mit den Typen Vorher und Nachher und fügen Sie Typen für die erledigten Arbeiten hinzu, wie etwa Boden gereinigt, Fenster geputzt oder Hochdruckreinigung. Legen Sie fest, dass die Kategorie mindestens einen Typ erfordert, damit keine Meldung ohne diesen gespeichert wird. Siehe Typen in Kategorien gruppieren.
Beispiel: Ein Team fotografiert ein verschmutztes Parkhaus mit dem Typ Vorher, reinigt es mit dem Hochdruckreiniger und fotografiert es danach erneut mit dem Typ Nachher.
Machen Sie jeden Kundenvertrag zu einem Projekt
Erstellen Sie für jeden Vertrag ein Projekt mit Ihrer Vertragsnummer als benutzerdefinierter ID. Stellen Sie es für regelmäßige Reinigungen auf Dauerhaft ein oder vergeben Sie Von- und Bis-Daten für einen einmaligen Auftrag. Alle Meldungen für diesen Kunden befinden sich dann an einem zentralen Ort. Siehe Gruppieren von Meldungen nach Projekten.
Geben Sie Kunden einen Live-Link statt eines PDFs
Filtern Sie das Projekt des Kunden auf die letzten 7 Tage und teilen Sie es als öffentlichen Link. Der Kunde benötigt kein Konto, und Sie können den Link deaktivieren, wenn der Vertrag endet. Siehe Freigeben einer Live-Ansicht von Meldungen.
Beantworten Sie Reklamationen mit der Meldung dieses Tages
Wenn ein Kunde reklamiert, filtern Sie nach Einsatzort und Datum und senden Sie ihm die passende Meldung per E-Mail. Falls etwas vergessen wurde, schreiben Sie einen Kommentar zur Meldung, damit die Zentrale weiß, was vereinbart wurde. Siehe Eine einzelne Meldung per E-Mail teilen.
Welche Funktionen genutzt werden sollten
| Funktion | Verwenden? | Wie |
|---|---|---|
| Orte des Interesses | Ja | Einer pro Einsatzort oder Bereich, mit einem QR-Code |
| Projekte | Ja | Eines pro Kundenvertrag, Vertragsnummer als benutzerdefinierte ID |
| Öffentliche Links | Ja | Ein Link pro Kunde, gefiltert auf die letzten 7 Tage |
| Aufgaben | Manchmal | Einmalige Aufträge oder ein erneuter Besuch nach einer Reklamation |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Manchmal | Vor Ort gefundene Schäden an den Ansprechpartner des Kunden |
| Gruppen | Wenn Sie mehrere Teams haben | Eine Gruppe pro Team oder Region |
| Inventar | Selten | Nur für Maschinen, die Sie nachverfolgen, z. B. Kehrmaschinen |
Wie Sie ein Team nach einer Reklamation erneut entsenden, erfahren Sie unter Erstellen und Zuweisen von Aufgaben.