A facility team betreut viele Gebäude, Räume und Maschinen, oft gemeinsam mit mehreren Dienstleistern. Meldungen über Mängel gehen per Telefon, E-Mail und Chat ein, und später kann niemand mehr nachvollziehen, welcher Aufzug geprüft wurde, wer die Leckage gemeldet hat oder wann die Reparatur abgeschlossen war.
Jedes Gebäude und jeden Raum als Ort des Interesses anlegen
Erstellen Sie einen Ort des Interesses für jedes Gebäude sowie für häufig besuchte Räume wie Technikräume, WCs oder Serverräume. Verwenden Sie Ihren eigenen Gebäudecode als benutzerdefinierte ID und bringen Sie am Eingang einen QR-Code oder NFC-Tag an. Techniker scannen diesen, sodass jede Meldung zeigt, wo sie erfasst wurde. Siehe Orte des Interesses (POIs) einrichten.
Geräte und Ausstattung als Inventar registrieren
Erstellen Sie Inventar für jede gewartete Maschine, z. B. für eine Klimaanlage, einen Aufzug, einen Heizkessel oder einen Feuerlöscher. Nutzen Sie die Inventarnummer als benutzerdefinierte ID, verknüpfen Sie das Inventar mit dem Ort des Interesses des Gebäudes und bringen Sie einen QR-Code an. Jedes Inventar behält so seinen eigenen Verlauf an Prüfungen und Reparaturen. Siehe Inventar wie Behälter und Fahrzeuge nachverfolgen.
Beispiel: Ein Techniker scannt den QR-Code an einem Aufzug, versieht die Meldung mit dem Typ Türstörung und das Büro beauftragt den Aufzugsdienstleister.
Mängel mit Typen kennzeichnen
Verwenden Sie Typen für Mängel, die Sie reparieren, zum Beispiel Leckage, Elektrofehler, Türstörung, HLK-Störung und Beschädigt. Fügen Sie eine Kategorie für Routinearbeiten hinzu, etwa Prüfung erledigt und Reparatur erledigt. Meldungen lassen sich so nach Mangel und Gebäude filtern. Siehe Typen für Meldungen hinzufügen und bearbeiten.
Jede Reparatur mit Status verfolgen
Nutzen Sie Status für den Reparaturablauf, zum Beispiel Gemeldet, Dienstleister beauftragt, In Reparatur und Behoben. Das Büro ändert den Status im Web, und der Statusverlauf zeigt das Datum jedes Schritts. Siehe Fortschritt von Meldungen mit Status verfolgen.
Mieter um Fotos eines Mangels bitten
Wenn ein Mieter wegen eines Mangels anruft, senden Sie ihm eine Venzeo™ Request per SMS. Der Mieter antwortet mit Fotos und einer Notiz, ohne die App zu installieren, und die Antwort geht als Meldung ein. Siehe Fotos von Personen außerhalb Ihres Teams per SMS anfordern.
Welche Funktionen Sie nutzen sollten
| Funktion | Nutzen? | Wie |
|---|---|---|
| Orte des Interesses | Ja | Einer pro Gebäude sowie für häufig besuchte Räume, mit QR-Code |
| Inventar | Ja | Eines pro Maschine oder Feuerlöscher, verknüpft mit dem Gebäude |
| Status | Ja | Ein Status für jeden Schritt der Reparatur |
| Gruppen | Wenn Sie Dienstleister einsetzen | Eine Gruppe pro Gebäudeteam oder Dienstleister |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Manchmal | Dringende Mängel wie Leckage an den Bereitschaftsdienst |
| Venzeo™ Request | Manchmal | Fotos eines Mangels von einem Mieter |
| Projekte | Selten | Nur für eine Renovierung oder einen zeitlich befristeten Vertrag |
Damit Dienstleister jeweils nur ihre eigenen Meldungen sehen, siehe Gruppen für getrennte Teams einrichten.