Nicht jede Organisation passt in einen Branchenleitfaden, aber jedes Außendienstteam macht Fotos und meldet, was es vorgefunden hat. Ohne eine einheitliche Struktur sieht jede Meldung anders aus. Das Büro muss dann jede Notiz lesen, um zu verstehen, was passiert ist.
Beginnen Sie mit Typen für die Fragen, die jede Meldung beantwortet
Wählen Sie drei bis fünf Fragen aus, die jede Meldung beantworten muss – beispielsweise was getan wurde, was vorgefunden wurde und ob Handlungsbedarf besteht. Machen Sie jede Frage zu einer Kategorie und deren Antworten zu Typen. Stellen Sie jede dieser Kategorien so ein, dass mindestens ein Typ erforderlich ist, da das Minimum für jede Meldung gilt. Reporter wählen dann einfach aus, anstatt zu tippen, und Sie können jede Meldung filtern. Siehe Hinzufügen und Bearbeiten von Typen für Meldungen.
Beispiel: Ein Instandhaltungsteam beantwortet drei Fragen: die Tätigkeit (Inspektion, Reparatur), das Ergebnis (OK, Defekt) und der nächste Schritt (Keiner, Nachverfolgung erforderlich).
Nutzen Sie einen einzigen Statusablauf für das Büro
Verwenden Sie einen kurzen Ablauf, wie etwa Neu, In Bearbeitung und Erledigt. Fügen Sie einen Status nur hinzu, wenn tatsächlich jemand damit arbeitet. Siehe Fortschritt von Meldungen mit Status verfolgen.
Alarmieren Sie bei dem einen Typ, der eine Maßnahme erfordert
Wählen Sie den Typ aus, der bedeutet, dass jemand handeln muss, wie etwa Nachverfolgung erforderlich, und benachrichtigen Sie die zuständige Person. Beginnen Sie mit einem Alarm und fügen Sie weitere hinzu, wenn ein anderes Team danach fragt. Siehe E-Mail-Benachrichtigung für Alarme aktivieren.
Fügen Sie weitere Funktionen erst hinzu, wenn Ihre Arbeit sie erfordert
Typen, Status und ein Alarm reichen für den Anfang aus. Fügen Sie die Funktion hinzu, die zu Ihrer Arbeitsweise passt:
| Wenn Ihre Arbeit gebunden ist an… | Verwenden Sie… | Vorgehensweise |
|---|---|---|
| Dieselben Standorte, die immer wieder besucht werden | Orte des Interesses | Einer pro Standort, mit einem QR-Code vor Ort |
| Nummerierte Objekte wie Maschinen oder Fahrzeuge | Inventar | Eines pro Objekt, mit dessen Nummer als benutzerdefinierte ID |
| Aufträge, Verträge oder Kampagnen | Projekte | Eines pro Auftrag, mit der Auftragsnummer als benutzerdefinierte ID |
| Aufträge, die Sie bestimmten Personen zuweisen | Aufgaben | Eine pro Auftrag, mit einem Standort und Anweisungen |
| Personen außerhalb Ihres Teams, die Fotos senden müssen | Venzeo™ Request | Eine Anfrage per SMS pro Person |
| Teams, die die Meldungen der anderen nicht sehen dürfen | Gruppen | Eine pro Team |
| Einen Kunden, der Ihre Meldungen mitverfolgen möchte | Öffentliche Links | Ein Link zu gefilterten Meldungen, zu Beginn selten nötig |
Wenn Ihr Team an dieselben Standorte zurückkehrt, beginnen Sie mit Orten des Interesses. Siehe Einrichten von Orten des Interesses (POIs).
Wie Sie die erste Aufgabe für Ihr Team erstellen, erfahren Sie unter Erstellen und Zuweisen von Aufgaben.