Facility tým se stará o řadu budov, místností a zařízení, často ve spolupráci s několika dodavateli. Hlášení o závadách přicházejí telefonicky, e-mailem i přes chat a zpětně nikdo přesně neví, který výtah prošel kontrolou, kdo nahlásil únik vody nebo kdy byla oprava dokončena.
Nastavte každou budovu a místnost jako místo zájmu
Vytvořte místo zájmu pro každou budovu i pro místnosti, které často navštěvujete, jako jsou technické místnosti, toalety nebo serverovny. Jako vlastní ID použijte své kódové označení budovy a u vchodu umístěte QR kód nebo NFC štítek. Technici jej naskenují, takže každý záznam přehledně ukáže, kde byl pořízen. Podívejte se na Nastavení míst zájmu (POI).
Zaregistrujte vybavení jako inventář
Vytvořte položku v inventáři pro každý udržovaný stroj, jako je klimatizační jednotka, výtah, kotel nebo hasicí přístroj. Jako vlastní ID zadejte jeho inventární číslo, propojte jej s příslušným místem zájmu budovy a nalepte na něj QR kód. Každý inventář si pak udržuje vlastní historii kontrol a oprav. Podívejte se na Sledování inventáře, jako jsou popelnice a vozidla.
Příklad: technik naskenuje QR kód na výtahu, označí záznam typem Porucha dveří a dispečink objedná servisní firmu.
Označujte závady, které technici objeví, pomocí typů
Používejte typy pro závady, které opravujete, například Únik vody, Porucha elektroinstalace, Porucha dveří, Porucha VZT a Poškozeno. Přidejte také kategorii pro běžné činnosti, jako jsou Kontrola dokončena a Oprava dokončena. Záznamy lze následně filtrovat podle typu závady i podle budovy. Podívejte se na Přidávání a úprava typů pro záznamy.
Sledujte každou opravu pomocí stavů
Používejte stavy pro postup opravy, například Nahlášeno, Dodavatel objednán, V opravě a Vyřešeno. Kancelář mění stav na webu a historie stavů zobrazuje datum každého kroku. Podívejte se na Sledování postupu záznamu pomocí stavů.
Požádejte nájemníky o fotografie závady
Když nájemník zavolá ohledně závady, pošlete mu Venzeo™ Request prostřednictvím SMS. Odpoví fotografiemi a poznámkou bez nutnosti instalovat aplikaci a jeho odpověď dorazí jako záznam. Podívejte se na Vyžádání fotografií od někoho mimo váš tým pomocí SMS.
Které funkce využít
| Funkce | Využít? | Jak |
|---|---|---|
| Místa zájmu | Ano | Jedno pro každou budovu plus často navštěvované místnosti s QR kódem |
| Inventář | Ano | Jeden pro každý stroj nebo hasicí přístroj, propojený s danou budovou |
| Stavy | Ano | Jeden stav pro každý krok opravy |
| Skupiny | Při využití dodavatelů | Jedna skupina pro každý tým budovy nebo dodavatele |
| E-mailová upozornění | Někdy | Naléhavé závady jako Únik vody služebnímu technikovi |
| Venzeo™ Request | Někdy | Fotografie závady od nájemníka |
| Projekty | Zřídka | Pouze pro rekonstrukci nebo smlouvu na dobu určitou |
Aby každý dodavatel viděl pouze své vlastní záznamy, podívejte se na Nastavení skupin pro oddělené týmy.