Realizace prodejny končí předáním a po otevření klient často objeví vady, jako jsou uvolněné soklové lišty nebo nefunkční světelná reklama. Bez systému zůstávají seznamy vad v e-mailech a fotkách z chatu, a nikdo nedokáže doložit, která vada byla kdy vyřešena.
Vytvořte z každé realizace projekt
Vytvořte pro každou realizaci projekt s číslem smlouvy jako vlastním ID a termíny Od a Do pro dané práce. Montéři a stavbyvedoucí připojí projekt ke každému záznamu, takže všechny vady z jedné prodejny zůstanou pohromadě. Viz Seskupování záznamů podle projektů.
Označujte vady podle typu a řemesla
Vytvořte kategorii typů pro vady s typy jako Uvolněná soklová lišta, Nefunkční světelná reklama, Zkroucená podlaha, Stržené šrouby, Nesedící rozměry a Prasklina v povrchové úpravě. Přidejte kategorii pro řemeslo, které vadu opraví, například Truhlářské prvky, Elektroinstalace a Podlahy. Viz Přidávání a úprava typů pro záznamy.
Příklad: při závěrečné prohlídce stavbyvedoucí vyfotografuje mezeru mezi dvěma regály a vybere Nesedící rozměry a Truhlářské prvky.
Sledujte každou vadu pomocí stavů, dokud není opravena
Používejte stavy jako Nahlášeno, Přiřazeno, Vyřešeno a Převzato klientem. Kancelář mění stav na webu a historie stavů ukazuje, kdy byla která vada nahlášena a uzavřena. Viz Sledování postupu záznamu pomocí stavů.
Když klient nahlásí vadu, pošlete Venzeo™ Request
Po předání vedoucí prodejny vaši aplikaci nemá. Když nahlásí vadu, pošlete mu Venzeo™ Request přes SMS s kroky jako „Vyfotografujte vadu“ a „Popište, kde se nachází“. Začněte vlastní ID číslem smlouvy, například 102030-1, abyste mohli každou odpověď přiřadit k dané realizaci. Každá odpověď dorazí zpět jako certifikovaný záznam. Viz Vyžádání fotografií od někoho mimo váš tým přes SMS.
Exportujte předávací dokumentaci
Filtrujte záznamy podle projektu realizace a exportujte je jako PDF k předání. V možnostech exportu PDF zapněte historii stavů a komentáře, aby klient viděl, co bylo zjištěno a co opraveno. Viz Export filtrovaných záznamů.
Které funkce používat
| Funkce | Použít? | Jak |
|---|---|---|
| Projekty | Ano | Jeden na realizaci, číslo smlouvy jako vlastní ID |
| Stavy | Ano | Od Nahlášeno po Převzato klientem |
| Venzeo™ Request | Ano | Vady nahlášené klientem nebo vedoucím prodejny po otevření |
| Úkoly | Někdy | Odeslání montéra na opravu jedné vady s připojeným projektem |
| E-mailová upozornění | Někdy | Nové záznamy s typem Nefunkční světelná reklama elektrikáři |
| Místa zájmu | Zřídka | Pouze prodejny, které po předání dále udržujete |
| Inventář | Zřídka | Pro jednorázovou realizaci není potřeba |
Pokud chcete odeslat jednu vadu subdodavateli, viz Sdílení jednoho záznamu e-mailem.