Ne každé organizaci vyhovuje oborová šablona, ale každý terénní tým fotí a hlásí, co zjistil. Bez jednotné struktury vypadá každý záznam jinak. Kancelář pak musí číst každou poznámku, aby zjistila, co se stalo.
Začněte typy pro otázky, na které odpovídá každý záznam
Vyberte tři až pět otázek, na které musí odpovědět každý záznam – například co se udělalo, co se našlo a zda je nutné jednat. Z každé otázky vytvořte kategorii a z jejích odpovědí typy. U každé z těchto kategorií nastavte povinnost vybrat alespoň jeden typ, protože toto minimum platí pro každý záznam. Reportéři pak místo psaní textu jen vybírají a vy můžete každý záznam filtrovat. Podívejte se na Přidání a úprava typů pro záznamy.
Příklad: tým údržby odpovídá na tři otázky: práce (Inspekce, Oprava), výsledek (OK, Závada) a další krok (Žádný, Vyžaduje dořešení).
Použijte jeden postup stavů pro kancelář
Držte se jednoho krátkého postupu, například Nové, V průběhu a Hotovo. Stav přidejte pouze tehdy, když s ním někdo skutečně pracuje. Podívejte se na Sledování postupu záznamu pomocí stavů.
Nastavte upozornění na jeden typ, který vyžaduje akci
Vyberte typ, který znamená, že někdo musí jednat (například Vyžaduje dořešení), a nastavte upozornění pro osobu, která to řeší. Začněte s jedním upozorněním a další přidejte, až si o ně řekne jiný tým. Podívejte se na Aktivace e-mailového upozornění.
Další funkce přidejte až tehdy, když je vaše práce vyžaduje
Typy, stavy a jedno upozornění pro začátek stačí. Přidejte funkci, která odpovídá vaší práci:
| Pokud je vaše práce vázána na… | Použijte… | Jak |
|---|---|---|
| Stejná místa, navštěvovaná znovu a znovu | Místa zájmu | Jedno pro každé místo s QR kódem v terénu |
| Číslované objekty, jako jsou stroje či vozidla | Inventář | Jedna položka na objekt s jeho číslem jako vlastním ID |
| Zakázky, smlouvy nebo kampaně | Projekty | Jeden pro každou zakázku s číslem zakázky jako vlastním ID |
| Úkoly, které přidělujete konkrétním lidem | Úkoly | Jeden pro každou práci s polohou a instrukcemi |
| Lidi mimo váš tým, kteří musí posílat fotky | Venzeo™ Request | Jeden požadavek přes SMS na osobu |
| Týmy, které nesmí vidět záznamy těch druhých | Skupiny | Jedna pro každý tým |
| Zákazníka, který chce sledovat vaše záznamy | Veřejné odkazy | Odkaz na filtrované záznamy, na začátku je potřeba málokdy |
Pokud se váš tým vrací na stejná místa, začněte s místy zájmu. Podívejte se na Nastavení míst zájmu (POI).
Chcete-li vytvořit první úkol pro svůj tým, podívejte se na Vytváření a přidělování úkolů.